Email приглашения с файлом календаря
1. Введение
Отправка писем с приглашением на встречу с файлом календаря — способ автоматической отправки приглашений участникам встреч с прикрепленным ICS-файлом. К письму автоматически прикрепляется ICS-файл, который позволяет участникам одним кликом добавить встречу в свой календарь (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar и др.).
2. Принципы работы
Приглашения отправляются с использованием специального каталога, в записях которого фиксируются участники встречи, время проведения, место и описание мероприятия.
При создании записи в каталоге «Встречи» срабатывает сценарий по формированию календарного приглашения и отправке сообщения всем указанным участникам. Система автоматически генерирует ICS-файл с данными встречи и отправляет персональные приглашения на почтовые адреса участников.
Каталог позволяет удобно планировать встречи путем создания новых записей и следить за историей.
3. Реализация
3.1. Настройка структуры каталога «Встречи»
Создайте каталог «Встречи», данный каталог будет содержать информацию о всех запланированных встречах. Создание записи в каталоге инициирует отправку приглашений участникам встречи. Настройка полей представлена ниже:
Создано (Дата)
Описание: содержит информацию о дате создания записи встречи.
Настройки: Дата с временем, по умолчанию текущая дата.
id: createdAt
Название встречи (Текст)
Описание: Название/тема встречи.
id: title
Дата начала (Дата)
Описание: Дата и время начала встречи.
Настройки: Дата с временем, обязательное поле.
id: startDate
Дата окончания (Дата)
Описание: Дата и время окончания встречи.
Настройки: Дата с временем, обязательное поле.
id: endDate
Место проведения (Текст)
Описание: Место проведения встречи (адрес, переговорная, ссылка на видеоконференцию).
id: location
Описание (Многострочный текст)
Описание: Подробное описание встречи, повестка дня.
id: description
Участники (Сотрудник)
Описание: Сотрудники, которые должны участвовать во встрече.
Настройки: Множественный выбор, обязательное поле.
id: participants
Важно. В технических свойствах ID полей должно быть задано согласно скриншоту выше.
3.3. Настройка автоматизации
3.3.1. Создание записи сценария
Создайте новую запись в системном каталоге «Сценарии». В поле «Сценарий» прикрепите следующий файл:
Загрузить файл
3.3.2. Создание записи события
Перейдите в системный каталог «События» (обычно он находится в отделе Управление) и создайте новую запись. Заполните запись следующим образом:
Событие: Уведомление о создании записи
Каталог: Встречи
В поле «Выполнить» в качестве сценария выберите созданный на предыдущем шаге сценарий.
3.3.3. Настройка файла сценария
Сценарий для отправки календарных приглашений выглядит следующим образом:
В загруженном сценарии нет необходимости редактировать компоненты, если вы задали ID-полей также как в пункте 3.1 при создании каталога "Встречи".
Компонент «Генерация ICS-файла».
В этом компоненте автоматически формируется содержимое календарного файла на основе данных встречи.
Компонент «Получение почты сотрудника».
Компонент в цикле получает список всех участников встречи из поля «Участники» и их контактную информацию для рассылки приглашений.
Компонент «Отправка почты».
Адрес сервера и Порт: укажите действующий логин и пароль почтового ящика в кавычках.\
В некоторых случаях вместо основного пароля используется пароль приложения (например в Яндекс.Почте), который необходимо сгенерировать в настройках безопасности почтового сервиса.
Дополнительно можете ознакомиться с настройками параметров подключения к почтовым сервисам по следующей ссылке, раздел параметры подключения к популярным сервисам.
4. Тестирование
4.1. Создание тестовой встречи
Создайте запись в каталоге «Встречи». Заполните все обязательные поля: название встречи, дату и время начала и окончания, выберите участников из каталога сотрудников. Пример заполнения представлен ниже:
После заполнения всех необходимых полей сохраните запись.
4.2. Проверка результата
После сохранения записи автоматически срабатывает сценарий отправки календарных приглашений.
При успешной отправке всем участникам встречи будет отправлено персональное письмо с календарным приглашением.
